Die Fritz Winter Eisengießerei GmbH & Co. KG hat das Ziel, bei allen Geschäftsaktivitäten ethisch einwandfrei und entsprechend der gesetzlichen Vorgaben zu handeln; Integrität und Transparenz unserer Geschäftsabläufe haben höchste Priorität. Das gilt weltweit und auf allen Organisationsebenen.

Mit unserem Compliance-System bündeln wir ein umfassendes System von Maßnahmen, mit denen wir sicherstellen wollen, dass unser Geschäft stets im vollen Umfang mit Recht und Gesetz sowie unseren internen Prinzipien und Regeln in Einklang steht. Darunter fallen beispielsweise Verstöße gegen unseren Code of Conduct oder das Kartellrecht, Korruption, Verletzung von Menschenrechten, Diebstahl, Diskriminierung oder Mobbing. Neben unseren Beschäftigten können auch Geschäftspartner, Kunden und oder sonstige Dritte Hinweise bei konkreten Informationen auf Regelverstöße abgeben.

Um Ihnen die Möglichkeit zu geben, Hinweise auf mögliche Rechts- und Regelverstöße zu tätigen, haben wir verschiedene international nutzbare Meldewege eingerichtet. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Meldung auch ohne Nennung Ihres Namens abzugeben. Wir empfehlen Ihnen jedoch, unserem Compliance-Büro eine Möglichkeit zu geben Sie zu kontaktieren, ggf. auch über eine Vertrauensperson, da sich für uns ansonsten keine Möglichkeit ergibt, bei noch offen stehendem Klärungsbedarf Rücksprache zu nehmen, und da der Sachverhalt ohne Ihre Mitarbeit ggf. nicht weiter aufgeklärt werden kann.

Wer kann Verstöße melden?

• Jeder Mitarbeiter, auch Auszubildende, Praktikanten oder Leiharbeitnehmer
• Externe, z.B. Mitarbeiter externer Dienstleister
• Jeder Geschäftspartner, z.B. Lieferanten, Kunden oder Kooperationspartner und deren Mitarbeiter
• Jeder Dritte, der im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über nachfolgend beschriebene Verstöße erlangt hat.
   

Welche Verstöße sollen gemeldet werden?

Alle konkreten Vorgänge, die auf eine strafbare Handlung z.B. Betrug, Bestechung, Diebstahl, auf einen Verstoß gegen andere Rechtsvorschriften oder auf einen Verstoß gegen unsere unternehmensinternen Regelungen, z.B. die betrieblichen Verhaltensrichtlinien hindeuten, können gemeldet werden. Ebenfalls können menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Regelverstöße gemeldet werden, auch soweit sie in oder entlang der Lieferkette identifiziert werden.

Welche Details sollen gemeldet werden?

• Welche Art von Fehlverhalten betrifft es?
• Wann und wo ist es geschehen?
• Wie genau ist die verdächtige Person oder Firma vorgegangen?
• Haben Sie Dokumente, die die Vorwürfe bestätigen?
• Gibt es Zeugen, die diesen Verdacht bestätigen können?
   

Wie kann gemeldet werden?

• per E-Mail: compliancebeauftragter@fritzwinter.de
• per Post: Compliance-Beauftragter, Albert-Schweitzer-Straße 15, 35260 Stadtallendorf
• telefonisch: 06428/78-300
• Auf Wunsch des Hinweisgebers kann auch eine persönliche Zusammenkunft ermöglicht werden. Diese kann mit Einwilligung des Hinweisgebers auch im Wege der Bild- und Tonübertragung er-folgen. 
   

Sie haben auch die Möglichkeit, sich an unseren Ombudsmann zu wenden. Der Rechtsanwalt und Notar Herr Florian Möller von der Kanzlei Immel & Möller, Stadtallendorf wurde zum externen Ombudsmann des Unternehmens berufen. An diese neutrale Stelle können sich Mitarbeiter und Dritte vertrauensvoll und anonym wenden, wenn sie unkorrekte Geschäftspraktiken im Unternehmen beobachten.

Herrn Rechtsanwalt und Notar Florian Möller
Am Markt 6
35260 Stadtallendorf

E-Mail: info@kanzlei-hoffbauer.de

Telefon: 06428/3088
 

Bevor mit der Bearbeitung der Meldung begonnen wird, klärt der Ombudsmann mit dem Hinweisgeber die Anonymitätsfrage. Der Hinweisgeber muss dann entscheiden, ob er seine Identität an das Compliance-Büro weitergeben oder anonym bleiben möchte. Um einer Meldung sorgfältig nachgehen zu können, ist es ratsam, die persönlichen Daten anzugeben. Anonymität kann den Informationsaustausch im Rahmen der Untersuchung erschweren, insbesondere dann, wenn Rückfragen an den Hinweisgeber notwendig sind. 

Verfahren nach der Meldung

Nach der Meldung erhält der Hinweisgeber, soweit möglich, spätestens nach sieben Tagen, eine Eingangsbestätigung durch die Meldestelle. Diese hält, soweit möglich, Kontakt mit dem Hinweisgeber, prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung und ersucht den Hinweisgeber gegebenenfalls um weitere Informationen. 

Innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung gibt die Meldestelle dem Hinweisgeber, soweit möglich, Rückmeldung bezüglich geplanter oder ergriffener Folgemaßnahmen und deren Gründe. Vertraulichkeit ist zu wahren. Verfahrensgefährdende Informationen müssen nicht mitgeteilt werden.

Die Dokumentationsunterlagen werden 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern nicht eine längere Aufbewahrung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich und verhältnismäßig ist.